KRS ONLINE DI FSMR ISI YOGYAKARTA

BAB I

PENDAHULUAN

Pelaksanaan belajar mengajar di FSMR ISI Yogyakarta “KRS Online guna menunjang pendidikan  yang transparan, bersih dan efisien dalam rangka peningkatan pelayanan kepada mahasiswa yang berkelanjutan”. Dengan tema tersebut maka ISI Ygyakarta menetapkan kebijakan pengembangan penerapan Information and Communication Technology (ICT) menjadi suatu hal yang perlu mendapatkan prioritas utama. Pengembangan TIK itu sendiri akan menunjang kegiatan operasional dan administrasi dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan mahasiswa yang di implementasikan dalam bentuk KRS online.

Adalah Sistem Informasi Akademik Fakultas Seni Media Rekam Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Sistem ini merupakan bagian terintegrasi dari Sistem Informasi Berbasis Open-Source Linux (SIMBOX) yang dikembangkan oleh FSMR ISI Yogyakarta yang merupakan salah satu unit pelaksana Pendidikan pendidikan di 2 jurusan yaitu jurusan fotografi dan jurusan Televisi.. Simbok V2b merupakan portal inflormasi tentang nilai dan hasil studi mahasiswa.

Adapun visi dan misi simbok  FSMR ISI Yogyakarta yaitu

Visi

Menyajikan data akademik secara cepat dan akurat untuk kelancaran system pembelajaran di FSMR ISI Yogyakarta.

Misi

Melakukan entre data real time baik data perkulihan maupun data personal mahasiswa, sehingga bias dipantau pelaksanaanperkuliahan yang sudah maupun belum berjalan.

Melakukan system adminitrasi persuratan, baik di bidang akademik dan kemahasiswaan, sehingga kegiatan diluar perkuliahan bisa terlaksana.

BAB II

KERANGKA PEMIKIRAN

 

Konsep E-Government

E-Government dapat diartikan sebagai suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan publik (Indrajid, 2002).

Filosofi dasar dari e-Government sendiri merupakan alat dari suatu perubahan system (organisasi, proses bisnis, sdm dan standard operating procedure) dalam pemerintahan. Fungsi utama dari e-Government adalah alat bantu dalam penciptaan perubahan dalam pelayanan dari pemerintah kepada masyarakat (Kominfo, 2003).

Tujuan implementasi e-Government antara lain adalah meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Selain itu juga untuk terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif. Terakhir adalah perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan (Kominfo, 2003).

Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan konsep e-Government pada dasarnya adalah menjalankan sebuah manajamen transformasi (change management) yang cukup kompleks. Seperti diketahui bersama, kebanyakan orang sangat anti dengan perubahan (people do not like to change).

“Integrasi diantara lembaga negara, lembaga departemen maupun non-departemen masih selalu terkendala karena masing-masing tidak mau berbagi data dan informasi, karena itu upaya integrasi masih  menyisakan  bentukan  sistem berupa pulau-pulau   database   yang     sulit  untuk dikomunikasikan apalagi diintegrasikan” ( Wahyu Kumotomo, 2010)

Pemanfaatan E-government sering terbentur dengan faktor budaya masyarakat yang memang kurang mendukung. Faktor budaya diantara para   birokrat dalam lembaga pemerintah inilah yang acapkali mengakibatkan      kurangnya kesadaran dan penghargaan terhadap pentingnya e-government.

Yang sering muncul adalah ketakutan atau kekhawatiran yang berlebihan bahwa aplikasi e-gov akan mengancam jabatannya yang sudah mapan.

Karena itu harus ada peraturan dan stretegi yang jelas dan memiliki kekuatan hukum dan mengikat. dalam penerapan E-Government agar dapat di patuhi oleh semua kalanga birokrat di lembaga pemerintahan Inpres No 3 tahun 2003

Inpres No 3 tahun 2003 ini tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Diterbitkannya Inpres ini dengan pertimbangan antara lain :

Bahwa kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat;

Bahwa pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-Government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan;

Bahwa untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan strategi pengembangan e-Government;

Bahwa dalam pelaksanaannya diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, maka dipandang perlu untuk mengeluarkan Instruksi Presiden bagi pelaksanaan kebijakan dan strategi pengembangan e-Government secara nasional.

Untuk itu diperintahakan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government sebagaimana tercantum dalam Lampiran Instruksi Presiden ini. Serta merumuskan rencana tindak di lingkungan instansi masing-masing dengan berkoordinasi dengan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi.

Setiap instansi pemerintah pusat dan daerah harus menyusun Rencana Strategis Pengembangan e-Government di lingkungannya masing-masing. Rencana Strategis itu dengan jelas menjabarkan lingkup dan sasaran pengembangan e-Government yang ingin dicapai; kondisi yang dimiliki pada saat ini; strategi dan tahapan pencapaian sasaran yang ditentukan; kebutuhan dan rencana pengembangan sumber daya manusia; serta rencana investasi yang diperlukan. Untuk menghindari pemborosan anggaran pemerintah, penyusunan rencana investasi harus disertai dengan analisis kelayakan investasi terhadap manfaat sosial-ekonomi yang dihasilkan.

BAB III

DATA DAN PEMBAHASAN

Pelangsanaan Program KRS-Online

Sejarah dan perkembangan

Program KRS-Online dirintis sejak tahun 2008. Pada awal pelaksanannya KRS-Online menitik beratkan pada pengembangan teknis dan infrastuktur di FSMR ISI Yogyakarta. dan dikelola oleh staf pendidikan FSMR ISI Yogyakarta.

Selanjutnya setelah program simbok ini selesai maka segala urusan surat menyurat ,KRS,nilai ,jadwal,dll dapat diakses bagi staf yang mengelolanya.

Sesui dengan perkembangan pendidikan di Indonesia KRS Online ini cuma dapat diakses LAN lokasi area gedung FSMR ISI Yogyakarta.belum bisa diakses diluar area gedung.

ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS (SWOT)

Teknologi informasi membutuhkan seperangkat regulasi yang lengkap baik dari segi konseptual sampai operasional teknis di level terbawah.  Pemikiran ini disebabkan selama ini teknologi informasi masihlah bersifat “rumit”  Secara Regulasi dan Strategi maka program G-Online di FSMR ISI Yogyakarta, bila dianalisa dengan matrik SWOT maka akan terlihat gambaran lingkungan internal dan eksternal yang mempengaruhi penerapan e-Government. Kemudian dari hasil analisa tersebut akan disusun strategi penerapan e-Governmet dilihat dari aspek regulasi dan strategi. Selanjutnya disusun roadmap pengembangan regulasi e-Government dan rekomendasi umumnya.

. Matriks Analisis SWOT Program KRS Online dalam Penerapan E-Government Ditinjau Dari Aspek Startegi dan Regulasi

Faktor lingkungan internal Faktor lingkungan eksternal	Kekuatan (S)ü Infrastruktur jaringan maupun perangkat telah memenuhi syarat dalam menerapkan E-Government yang rupakan hasil pengembangan dari Prgram KRS online dari tahun 2008-hingga sekarang. ü Sejarah penerapan keberhasilan penerapan e-Govenrment melalui program KRS online ü Tenaga teknis yang sangat mencukupi,	Kelemahan (W)ü Tidak adanya peraturan yang memiliki kekuatan hukum tetap yang memayungi pelaksanaan program KRS online ini. ü Fungsi pengawasan tidak ada. ü Keberadaan Operator simbok yang tidak memliki kejelasan status.
Peluang (O).ü Arus infomasi yang semakin canggih membuat pentingnya penyediaan informasi secara online. ü Mempermuda pelaksanaan KRS online ini dan tidak perlu membutuhkan tenaga yang banyak. ü Segala informasi FSMR dapat diakses dengan cepat.	Strategi SOü SDM selalu aktif dalam mengimput informasi ke pada mahasiswa agar informasi dapat diterima dengan cepat.	Strategi WOü Memberikan payung hukum yang jelas kepada pelaksanaan e-government . ü Menjadikan para operator sebagai pejabat fungsional ü Pengawasan SDM ditingkatan agar informasi yang penting yang ditujukan kepada mahasiswa cepat di terima.
Hambatan (T)ü Perumusan regulasi terbentur dari rumitnya pembahasan peraturan di tingkat Legislatif. ü Kemunduran Kualitas Program g-online membuat program tersebut di anggap gagal oleh banyak pihak termasuk masyarakat	Strategi STü Menjaga Kualitas penyediaan Informasi. ü Pendampingan yang intens kapada SKPD yang bersentuhan langsung dengan masyarakat seperti RSUD, PDAM, Capil dan Badan Pengelolaan Keuangan, Aset Daerah.	Strategi WTü Bekerja sama dengan beberapa tokoh dan para ahli dalam mempercepat proses pembuatan payung hukum G-Online ditingkat Legislatif ü Momotivasi masyarakat untuk berperan aktif dalam penyelenggaraan program G-Online melalui promosi dan penambahan jaringan hot spot gratis.

1. Roadmap Optimalisasi E-government melalu pematapan Regulasi program SIMBOK di FSMR ISI Yogyakarta

Maka dari analisis berdasar model SWOT diatas dapat disusun suatu roadmap pengembangan regulasi e-Government melalui program SIMBOK di FSMR ISI Yogyakarta sebagai berikut :

Pebuatan SOP untuk Penjagaan Kualitas Updateing data. Penyusunan ulang program e-government melaui program Pembuatan SOP untuk Memaksimalkan SDM yang ada baik di tingkat pengelola Penyusunan SK tentang E-Governement	Melakukan Kampanye pada masyarakat maupun stakeholder tentang pemanfaatan  E-government melalui SIMBOK Mensosialisasikan E-governmet di tingkat bawah	Pembuatan Surat Keputusan Rektor  yang bersifat teknis dari kementrian Pendidikan  E-Government yang masih bersifat Konsep. Pembuatan SOP Pengawasan ditingkat Pimpinan . Pembuatan SOP standarisai pengelolaan SIMBOK untuk pengelola. Penetapan Tenaga operator sebagai pejabat fungsional.	Pembuatan SOP Pereklutan dan Stadarisasi kemapuan teknis Operator baik tingkat Pengelola Pembuatan SOP pembinaan dan pelatihan SDM di tingkat operator sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Pembuatan SOP tentang tugas operator.	Pembuatan SOP stadarisari web dan sistem updating data baik bagi website maupun bagi server. Pembuatan SOP sistem pelayanan infrmasi secara online. Pembuatan SOP perencanaan website yang bersifat intearaktif Pembuatan SOP evaluasi pelaksanaan dan pengembangan e-Government.
Revitalisasi program KRS Online , menjaga kualitas SIMBOK	Terbitnya Perda Tentang E-Government	Penterjemahan Kosep e-Government menjadi panduan teknis	Penerapan e-Government tingkat lanjutan	Pemastian mutu pelayanan dan pengembangan e-government
2011	2012	2013	2014	2015

BAB V

PENUTUP

 

1. A.   KESIMPULAN
2. Dari analisis berdasar model SWOT, dapat disusun suatu roadmap Pematapan regulasi penerapan E-Government melalui program simbok di FSMR ISI Yogyakarta untuk tahun 2011-2015 yaitu tahap I, Revitalisasi program FSMR ISI Yogyakarta, menjaga kualitas program FSMR ISI Yogyakarta tahap II, Terbitnya Keputusan Rector Tentang E-Government; tahap III Penterjemahan Kosep e-Government menjadi panduan teknis; tahap IV, penerapan e-Governmen tingkat lanjutan; dan tahap V Pemastian mutu pelayanan dan pengembangan e-Government.

1. Hasil evaluasi Penerapan e-Government melalui Program SIMBOK di FSMR ISI Yogyakarta dengan menganalisa kondisi saat ini dilihat dari sudut pandang Regulasi banyak kekurangan terutama dari SDM
2. Teknologi informasi membutuhkan seperangkat regulasi yang lengkap baik dari segi konseptual sampai operasional teknis di level terbawah, hal ini berkaitan dengan psikologi birokrasi yang masih mengenal sistem Top to down dalam pelaksanaan tugasnya.

Portal Simbok FSMR ISI Yogyakarta

 

Tugas Kuliah Komunikasi dan Teknologi Informasi

KRS ONLINE DI FSMR ISI YOGYAKARTA

 

Oleh

DEDY RIYADI

NIM 7699118050

 

Sekolah Tinggi Multi Media

“ MMTC”Yogyakarta

2011